الإجراءات الفنية { التزويد والفهرسة والتصنيف والخدمة المكتبية والمرجعية }

  التزويد { يناء مجموعات المكتبـــــة }

ان الهدف من انشاء المكتبات اياً كان نوعها سواء كانت اكاديمية او عامة او مدرسية او متخصصة هو تزويد المستفدين بالمعلومات المناسبة التى يحتاجونها فى الوقت المناسب وبالشكل المناسب. فالمكتبة كائن حى اى أنها تنمو باستمرار ولكن يجب ان يكون هذا النمو ضمن الامكانيات المتاحة فيما يتعلق بالمساحة و الميزانية وعدد الموظفين والمؤهل ويجب وضع سياسة مدروسة او خطة مرسومة يسير عليها قسم التزويد. ان كلمة او مصطلح التزويد قصد به:عملية الحصول على الكتب والمواد المكتبية عن طريق الشراء او الاهداء او التبادل او الايداع او الاشتراك من اجل تلبية احتياجات المستفدين.

وظائف قسم التزويد

المساعدة فى عملية اختيار المواد المكتبية .
-تجهيز قوائم وملفات من الكتب والمواد المكتبية الاخرى تحت الطلب والاجراء والتى تسمح للموظفين استعمالها بسهولة .
 اجراء البحث البيليوغرافى قبل الطلب المراد طلبه وعمل مداخل رئيسية التى من المحتمل ان تستخدم عندما تفهرس المواد .
-اختيار التجار او الناشيرين او الباعة وكذلك المصادر الاخرى لغرض شراء الكتب والمواد الاخرى .
استلام الكتب والتاكد منها ومن حالتها والتاكد من السعر والتخفيض ومدى مطابقتها الى ما تم الاتفاق عليه مسبقا.
المصادقة على فواتير الشراء وارسالها الى قسم الميزانية من اجل دفع المبلغ .
.ارسال الكتب والمواد المكتبية للفهرسة والتصنيف .
تسجيل وختم المواد من اجل اثبات ملكيتها للمكتبة.
 استلام طلبات الاشتراك بالمجلات وكذلك استلام المجلات ووضع العلامات عليها كختمها مثلا .
ارسال على الطلبات المتاخرة .
اصدار قائمة او نشرة بالمواد المكتبية الجديدة التى اضيفت الى مجاميع المكتبة.
البحث عن المواد النافذة طباعتها .
 اعلام اصحاب الطلبات بوصول طلباتهم .
وضع الخطوط العامة لسياسية الاهداء والتبادل .
وضع سياسة لقبول الهدايا.

مبادئ قسم التزويد:

هناك مبادئ اساسية يجب مراعاتها فى عملية التزويد.
 السرعة: ان عنصر السرعة ضرورى فى عملية التزويد حيث بواسطة يستطيع هذا القسم ان يخدم المستفيد الذى يبحث عن المعلومات الحديثة اللازمة له كما يمكن بواسطة مبدا السرعة تجنب الزيادة المستمرة فى اسعار الكتب والمجلات لانه من الملاحظ ان اسعار الكتب تزداد سنة بعد الاخرى حتى لنفس الطبعة ولنفس سنة النشر وكذلك الحال بالنسبة للاشتراك فى الدوريات.
 الدقة: ويتضمن ذلك استلام طلبات الكتب من المستفدين وتدقيقها مع موجودات المكتبة فى سجلات المكتبة او فهارس الكتب او عن طريق فهرس الرف والغرض من ذلك هو تجنب التكرار وبالتالى توفير المادة .
 البساطة فى الاجراءات: سواء فى طلب الكتب او التسجيل وذلك لتحقيق اقل تكلفة ممكنة .
 خلق علاقات عمل طيبة : مع موظفى المكتبة وذلك من اجل خلق جو عمل ممتاز وبالتالى لتكاثف الجهود من اجل خدمة وكفاءة عالية فى الانتاج وهذا يؤدى الى تقليل المال وتوفير الوقت.

تنظيم قسم التزويد:

يختلف تنظيم قسم التزويد من مكتبة الى اخرى وذلك حسب طبيعة وحجم المكتبة ففى المكتبات الصغيرة مثلا يكون امين المكتبة هو المسئول عن كل الوظائف التى تقوم بها المكتبة بما فى ذلك قسم التزويد اما فى المكتبات المتوسطة فقد يتبع قسم التزويد احد الاقسام الاخرى قبل قسم الفهرسة او اى قسم اخر فتتولى مثل هذه الاقسام مهام قسم التزويد اضافة الى مهام اقسامها اما فى المكتبات كبيرة الحجم كالمكتبات الجامعية فانه يجب ان يخصص قسم خاص للتزويد وهذا يرجع الى كثرة رصيد مثل هذه المكتبات من المصادر واختلافها وتنوعها ويجب ان تكون هناك سياسة واضحة ومحددة يعتمدها هذا القسم. وقد ينظم قسم التزويد فى بعض المكتبات على شكل شعب او وحدات كما يجرى: 1-شعبة الطلبات العربية: وهى التى تكون مسؤولة عن طلب وتزويد المكتبة بالكتب العربية. 2-شعبة الطلبات الاجنبية : وهى التى تكون مسؤولة عن طلب وتزويد المكتبة بالكتب الاجنبية. 3- شعبة الدوريات: وهى المسؤولة عن الاشتراك بالدوريات ومتابعتها والتاكد من وصول اعدادها المختلفة وكذلك وضع رقم التصنيف عليها. 4- شعبة الاهداء والتبادل: وهو الذى ينسق كافة الاعمال التى تجرى فى هذه الشعبة مع بقية الشعب فى القسم لتجنب والملابسات التى قد تحصل فى التزويد.
موظفو قسم التزويد: فى المكتبات الصغيرة يقوم موظف واحد بجمع الاعمال ومن ضمنها التزويد اما فى المكتبات الكبيرة فيقوم عدد كبير من الموظفين بمهام هذا القسم اى ان عدد الموظفين يتاثر بحجم المكتبة الا انه يجب ان يتمتع هؤلاء الموظفين بمؤهلات ومهارات من بينها .1- بعض المهارات الادارية لان العمل فى هذا القسم كتابى فى معظمة .2- معرفة بعض المبادئ المالية والحسابية .3- المعرفة الكافية باسواق النشر والناشرين. 4 - معرفة لغة اجنبية واحدة او اكثر 5 - معرفة قواعد الفهرسة ومعرفة كيفية صياغة المداخل.
{ قسم التزويد                      http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9506 }

 التزويدالآلى

 ولغرض التعرف على أقل الأسعار بالنسبة للكتب المختارة ينبغي على المستخدم اتباع الخطوات التالية:

أ. البحث عن الكتاب الذي يحتاجه المستخدم، عن طريق اسم المؤلف والعنوان، أو عن طريق الكلمات المفتاحية أو الرقم المعياري الدولي كذلك بالإمكان التعرف على الكتب من خلال موضوعاتها.
ب. عند ايجاد الكتاب المطلوب، يقوم المستخدم بالضغط على عبارة قارن الأسعار عند ذلك يقوم الموقع بعمل مقارنة الأسعار في مجمل متاجر الكتب التي تمتلك الكتاب (أو الكتب) بغرض تأشير السعر الأقل، وعرض النتيجة للمستخدم.
ج. يستطيع المستخدم اختيار متجر الكتب ( الأقل سعراً) الذي يرغب في شراء الكتاب منه، وذلك بالضغط على مفتاح أشتريه
د. بعد ذلك يستطيع المستخدم الانتقال مباشرة إلى المتجر المعني، حيث يستطيع اتمام اجراءات الشراء والاقتناء المناسبة

الملامح الرئيسية الواجب توفرها في نظام التزويد الإلكتروني :

1ـ القدرة على الطلب بالاتصال المباشر من الناشرين وباعة الكتب

2ـ القدرة على طلب نسخ إضافية من عنوان سبق طلبه

3ـ القدرة على توفير المعلومات المالية المفصلة وبطرق مختلفة والقدرة على معالجة جميع المعاملات المالية

4ـ إرسال إشعارات إلى الأفراد تعلمهم أن المواد التي طلبوها قد وصلت ويمكنهم استخدامها

5ـ وجود ملف شامل يعطي التفصيلات الكاملة عن جميع المواد تحت الطلب أو المعالجة الفنية

6ـ القدرة على البحث والاستفسار عن وضع أي مادة مكتبية عن طريق نقاط وصول مختلفة

مراحل عملية التزويد الألي :

1ـ اختيار المواد المكتبية باستخدام الحاسوب

لقد ساهم استخدام الحاسوب وشبكات المعلومات مساهمة كبيرة في تغير أسلوب العمل في قسم التزويد وبالإضافة مزايا أخرى يمكن للمكتبة الاستفادة منها والتي يمكن تلخيصها فيما يلي :

1ـ سهولة البحث في فهارس المكتبات المختلفة في مناطق مختلفة من العالم مثل فهارس مكتبة الكونغرس ونيويورك العامة .

2ـ الاطلاع على إصدارات دور النشر العالمية وبلغات مختلفة أولا بأول وحسب الحاجة .

3ـ سهولة التحقق من البيانات الببليوغرافية واستكمالها

4ـ توفير الاتصال مع ذوي الاختصاص من خلال البريد الإلكتروني لاستشارتهم والأخذ برأيهم في عملية  انتقاء واختيار المواد التي تقع في مجال اهتمام كل منهم

أدوات الاختيار الإلكترونية :

أدوات الاختيار المتوافرة إلكترونيا فهي كما في أدوات الاختيار الورقية ولكنها أصبحت إلكترونيا ومتوافرة بأشكال مختلفة منها على شكل مواقع على شبكة العالمية للمعلومات (الانترنت) وأنواع أدوات الاختيار مثل فهارس المكتبات والببليوغرافيات والدوريات المتخصصة في هذا المجال او على شكل  CD-ROM

 مزايا استخدام الحاسوب في التزويد :

1ـ متابعة الطلبيات المتأخرة بيسر وسهولة وبشكل دوري

2ـ استخراج كافة التقارير الإدارية والإحصاءات المختلفة

2ـ متابعة الأمور المالية بسهولة

3ـ اصدار جميع نماذج الطلبيات والمراسلات الإدارية بأشكالها وأنماطها المختلفة أليا

4ـ سهولة تدقيق المواد التي يتم طلب شرائها ومعرفة فيما إذا كانت موجودة في المكتبة أم لا وذلك لتجنب التكرار

5ـ السهولة والقدرة على إدخال البيانات الجديدة وتحديثها وإلغاء بياناتها كلما دعت الحاجة الى ذلك .

{  المراجع :

غالب عوض النوايسة . تنمية المجموعات المكتبية في مراكز المعلومات .عمان : دار الفكر للطباعة والنشر والتوزيع .الطبعة الأولى , 2000م

الدكتور: ربحي مصطفى عليان , الأستاذة يسرى أبو عجمة . تنمية مجموعات المكتبية التزويد .عمان : دار صفاء للنشر والتوزيع . الطبعة الأولى ,2000م

بناء وتنمية المجموعة المكتبية -. متاحة من خلال

www.lib4arab.com/vb/showthread.php?t=520 - 51k }

تنظيم المكتبة   أ -الفهرسة      ب - التصنيف

أ -الفهرسة 

هي عملية إنشاء الفهارس أو كمية المعلومات.

مكونات أو أقسام الفهرسة:
1- الفهرسة الوصفية :مايختص بالوصف المادي للوعاء عن طريق بعض البيانات وهي : المؤلف – العنوان – الطبعة – مكان النشر- الناشر.
2-  الفهرسة الموضوعية : مايختص بالمحتوى الموضوعي للوعاء من خلال رؤؤس قوائم الموضوعات وأرقام التصنيف.

ماأهمية الفهرسة في المكتبات:أو لماذا تعتبر الفهرسة من العمليات المهمة والاساسية من بين عمليات أو إجراءات المكتبة:
لأنه لولا الفهرسة لأصبحت المكتبات مخازن مليئة بالاوعية والكنوز وهي وسيلة لغاية لإيصال القارئ للكتاب.

أما الفهرس:
ناتج عملية الفهرسة ، وهو قائمة تصف وتحصر أوعية المعلومات مكتبة أو مجموعة من المكتبات( الفهرسة التعاونية)
ويقوم بعملية كشف عن محتويات المكتبة ويقوم بعملية تسجيل وتوثيق لما وجد في المكتبة وحصرها في مكان واحد.

ب - التصنيف

هو فن تجميع الكتب ذات الموضوع الواحد في مكان واحد.
فائدته للقارئ: يسهل عليه الحصول على الكتاب بسهولة ويسر.
ويتيح له الفرصة في التعرف على مجموعة الكتب التي تعالج موضوعا معينا.
فائدته لأمين المكتبة : تسهل عليه خدمة القراء بأن تلبي طلباتهم في أسرع وقت.
كما يمكن التعرف على مناطق القوة والضعف في مجموعات المكتبة.

العلاقة بين علم الفهرسة والتصنيف:علاقة حميمة ، فالفهرسة تنقسم إلى قسمين :
فهرسة وصفية ، وفهرسة موضوعية.
والذي يهمنا في هذا الامر هي الفهرسة الموضوعية حيث أنها ترتبط بالتصنيف إرتباطا وثيقا حيث أن كلاهما يعني بالمحتوى الفكري لمضمون الكتاب أي الجانب الموضوعي وكلاهما ضروريان حيث يكمل كل منهما الاخر.

أوجه الشبه بين الفهرسة الموضوعية والتصنيف:
1- كل منهما يهدف إلى وصف محتوى الوثيقة.
2-الخطوة الأولى في كل مهما واحدة وهي التحليل المفهومي (الموضوعي) .
3- كل مهما يستخدم نفس مصادر المعلومات للوصول إلى موضوع الوثيقة.

الفرق بين التصنيف والفهرسة الموضوعية:
التصنيف :1-- يعبر عن موضوع الكتاب بواسطة رمز معين
2- تأخذ كتب الموضوع الواحد في التصنيف أرقام تصنيف مختلفة حسب زاوية المعالجة، البترول من ناحية التخزين 665.53 البترول من ناحية الجيولوجيا 553.282
3-  يمدنا بمدخل منطقي لترتيب المواد الوثائقية.

الفهرسة الموضوعية:1-يعبر عن موضوع الكتاب بكلمة أو عدة كلمات
2-  تأخذ كتب الموضوع الواحد رأس موضوع واحد مهما اختلفت زاوية المعالجة يمكن تجميعها تحت موضوع واحد.
/ البترول/
/البترول/
/البترول/
3- يمدنا بمدخل موضوعي للوصول إلى محتوى المواد الوثائقية.
 { التصنيف و الفهرسة                            http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=9408 }

الخدمات المكتبية

 –  تعريف الخدمات المكتبية :
الخدمات المكتبية هي مجموعة من الخدمات تقدمها المكتبة لروادها و زائريها لمساعدتهم في إيجاد ما يبحثون عنه داخل المكتبة ، ومن خلال هذه الخدمات تبرز المكتبة ما لديها من رصيد التي تجعله في متناول الفئة المستفيدة سواءً كانوا باحثين أو طلاب أو حتى زائرين فقط .
و تختلف الخدمات المكتبية من مكتبة الى أخرى ، حيث نجد في المكتبات الكبرى توفر جميع هذه الخدمات ، بينما توفر المكتبات الصغيرة بعضاً منها .
وفي هذا البحث سنستعرض جميع هذه الخدمات و ماهيتها .

–  أنواع الخدمات المكتبية :
تقع على عاتق المكتبات مسئوليات كبيرة للنهوض والارتقاء بالمستوى الثقافي ولكي تؤدي المكتبات رسالتها على أكمل وجه لابد من توفر العديد من الخدمات لجمهور المستفيدين ومن هذه الخدمات :
أ) خدمة الإرشاد القرائيوالإطلاع الداخلي:

تشمل هذه الخدمة:  أ - الرد على استفسارات المترددين إلى المكتبة وتوفير الإمكانات التي من شأنها الارتقاء بمستوى الأداء في المكتبة وإتاحة كافة أوعية المعلومات للاستخدام وتذليل كافة الصعوبات التي تواجههم أثناء تعاملهم مع الأجهزة أو الفهارس أو أوعية المعلومات وتوفير وقت المستفيد في الوصول إلى المعلومة التي يريدها بدقة وسهولة.

بـ-  خدمة الإعارة الخارجية:
والمتعمق في خدمة الاستعارة الخارجية يجد أنها ذات صلة وثيقة بينها وبين خدمة الإطلاع الداخلي فقد يحتاج الطالب بعد إطلاعه على الكتب بالمكتبة الى أن يذهب بها الى المنزل لتكملة هذه الكتب أو الاقتباس منها سواء بالتصوير أو نقل بعض المعلومات الى مذكراته الخاصة وهنا تظهر أهمية خدمة الاستعارة الخارجية فهي تعتبر امتداد لمهمة المكتبة بعد انتهاء اليوم الدراسي وإغلاق المكتبة والمدرسة .
ولكي يقوم أمين المكتبة هذه الخدمة على أكمل وجه يجب أن يكون في المكتبة المقتنيات أو الرصيد الوثائقي الكافي والذي يسمح بخروج الكتب منالمكتبة فلا يمكن أن يكون طالب يريد استعارة كتاب معين ولا يوجد بالمكتبة سوى نسخة واحدة من هذا الكتاب فقد يؤدى خروج هذا الكتاب الى تعثر خدمة الإطلاع الداخلي أذا أراد شخص أخر قراءة نفس الكتاب داخل المكتبة وأيضا أذا أمتنع أمين المكتبة عن خروج هذا الكتاب بالاستعارة لطالب يؤدى الى تعثر خدمة الاستعارة الخارجية
فنرى أن وجود الرصيد الكافي من عدد النسخ لكل كتاب بالمكتبة بالإضافة الى سجل الاستعارة الخاص بالمكتبة يساهم في تقديم هذه الخدمة بصورة جيدة دون وجود مشاكل .
جـ-  خدماتا التصوير والاستنساخ :
وتقدم هذه الخدمة لتصوير الدوريات والمخطوطات والمطبوعات لتخفيف الضغط على المكتبة وتوفير وقت المستفيد وقد تكون بمقابل مادي ولابد من وضع بعض القيود على عملية التصوير كالسماح بتصوير عدد معين من صفحات الكتاب في حدود خمس الكتاب ومنع تصوير الرسائل الجامعية وذلك حفاظا على حقوق التأليف والنشر .
د- خدمة الإعلام الببليوجرافي:
وهي إعداد قوائم بمصادر المعلومات في موضوعات محددة بناء على احتياجات المستفيدين أو في موضوعات هامة أو قوائم خاصة بمؤلفات مؤلفين مكثرين بطريقة تنظيمية معينة كأن ترتب هجائيا بالمؤلفين أو العناوين أو الموضوعات أو زمنيا 000 مع مراعاة عمل كشافات بالمداخل الأخرى فينهاية الببليوجرافية وتجمع مواد الببليوجرافية أما من مصادر المعلومات المتوافرة بالمكتبة مباشرة فقط أو بالاعتماد كذلك على الببليوجرافيات والفهارس الخاصة بالإنتاج الفكري .
هـ- خدمة البث الانتقائي للمعلومات:
وهي خدمة مستحدثة تقدم باستخدام الحاسب الآلي إن وجد حيث تقوم المكتبة باختزان معلومات شخصية عن المستفيدين تعرف بسمات المستفيدين مثل الاسم ، العنوان ، مجالات اهتمامه ، اللغات التي يجيدها وعندما تأتي مصادر معلومات جديدة إلى المكتبة يتم مضاهاة بيانات المستفيدين بالأوعية الجديدة واستخلاص منها ما يناسب احتياجات المستفيد ثم ترسل له المكتبة لإعلامه بتلك المواد الجديدة وهي خدمات متخصصة وموجهة تقوم فيها المكتبات بعمليات انتقاء للمعلومات ومصادر المعلومات المناسبة لاهتمامات أفراد أو فئات معينة من فئات المستفيدين منها من بين المصادر الحديثة المتاحة للمكتبة حيث يتم بث تلك المعلومات إلى الفئات أو الأفراد من المستفيدين المعنيين بها دون غيرهم من مجتمع المكتبة ، ويتطلب
القيام أولا بدراسات دقيقة ومستمرة للمستفيدين بفئاتهم وأفرادهم من أجل التعرف على اهتماماتهم واحتياجاتهم من المعلومات بصورة جارية فتقوم المكتبة بإعداد السجلات أو البطاقات أو قواعد البيانات المتضمنة لسمات اهتماماتهم الخاصة وتكوين صورة واضحة يتم تحديثها بصورة مستمرة لتعكس مجالات بحثهم واحتياجاتهم من المعلومات وذلك حتى يتم البحث في قواعد البيانات الآلية بصورة دورية في تلك المجالات وكذلك القيام بمضاهاة المعلومات والمصادر الحديثة عند ورودها بتلك السجلات أو قواعد البيانات الخاصة بمجتمع المستفيدين وتحديد المهتمين منهم بها وبث المعلومات المناسبة لهم دون غيرهم من مجتمع المستفيدين مما يوفر عليهم الكثير من الوقت والجهد المبذولين في متابعة المعلومات الحديثة في مجالاتهم
وبشكل عام فإن الإعداد لتقديم خدمات البث الانتقائي للمعلومات يسبقه عادة القيام بعدد من الخطوات التي تمهد لتقديمها على النحو الملائم حيث تمر في الغالب بالمراحل التالية :
1-  دراسة المستفيدين وبناء قاعدة بيانات تتضمن سماتهم .
2- اختيار قواعد البيانات التي تلبي احتياجات المستفيدين من المعلومات .
3-  اختيار الأشكال والأساليب المناسبة لتقديم خدمة البث الانتقائي للمستفيدين .
و-  خدمة الإحاطةالجارية:
منها إعلام وإحاطة المستفيدين بأوعية المعلومات الجديدة التي ترد إلى المكتبة ، وهذه الخدمات تقدمها المكتبات بشكل جار ودور وتهدف إلى إتاحة فرص متابعة الإنتاج الفكري للمستفيدين من المكتبات وتزودهم بالمعلومات حول المشكلات المطلوب حلها والأنشطة المختلفة المرتبطة بمجالات اهتماماتهم من خلال البث السريع للمعلومات الحديثة
وهي تتم عدة طرق مثل :
1- تصوير قوائم محتويات الأعداد الواردة من الدوريات وإرسالها إلى المستفيدين.
2-  عرض أغلفة الكتب في مدخل المكتبة .
3- إصدار نشرة بالمقتنيات الجديدة الواردة إلى المكتبة.
4- نشرة أخبار المكتبة التي تصدرها المكتبة شهريا وتغطي أهم الأحداث والإنجازات التي قامت بها.
5-  نشرة تعريفية بمقتنيات المكتبة.
6- نشرات ببليوجرافية متخصصة وتصدر طبقا لطلب المستفيد أو مجموعة من المستفيدين بهدف حصر المواد المكتبية في موضوع معين يحظى باهتماماتهم.
7- لوحة الإعلانات.
8- الاتصال الهاتفي.
9- عرض مصادر المعلومات ولاسيما التي أضيفت مؤخرا لمجموعات المكتبة على أرفف أو طاولات للعرض في أماكن خاصة بارزة قرب مدخل المكتبة مع وضع لافتة تبين أنها من المصادر حديثة الورود للمكتبة .
ز- خدمات تدريب المستفيدينوإرشادهم:
تتضمن هذه الخدمة أنشطة مختلفة تقدمها المكتبة بهدف تعريف وتوعية المستفيدين وتدريبهم في عدد من المجالات مثل :
1-  التعرف على إمكانات المكتبة من مباني وقاعات ومجموعات ومصادر للمعلومات وأدواتها من فهارس وكشافات وأدلة وتجهيزات وآلات كالحاسبات الالكترونية وآلات التصوير والاستنساخ وأجهزة للعرض والاستماع وقارئات المصغرات وغيرها وسبل الاستفادة منها .
2- التعرف على خدمات المعلومات التي تقدمها المكتبة وسبل الاستفادة منها
3-  المهارات المكتبية الأساسية ومبادئ البحث العلمي وكتابة التقارير وتقوم المكتبات بعدد من الأنشطة لتحقيق غايتها تلك حسب نوع المكتبة وإمكاناتها
4- إعداد اللوحات الإرشادية المناسبة لمكان المكتبة ومبانيها وأقسامها ومجموعاتها منها ما هو خارج المكتبة ومنها ما يكون في مدخل المكتبة ليبين مخطط المبنى وطوابقه وأقسامه المختلفة.
5- إعداد الوريقات والمطويات حول المكتبة ومجموعاتها وإمكاناتها وخدماتها فتتناول التعريف بالمكتبة وموقعها ومجموعاتها وخدماتها في مطويات بسيطة تزود بالصور والمخططات والجداول وغيره .
6-  إعداد الكتيبات والموجزات الإرشادية الموجزة والتفصيلية .
ل- خدمات المعلومات الخاصة بالأطفال:
يحتاج الأطفال إلى عناية واهتمام خاصين نظرا لأهمية الانطباعات الأولى التي تتكون لديهم حول المكتبة والقراءة ومصادر المعلومات وأهمية مهارات المعلومات الأساسية التي يجب إكسابها لهم في مرحلة مبكرة نظرا لأهميتها وتأثيرها الكبير وبشكل عام على حياتهم المستقبلية وتضع المكتبات ولا سيما العامة والمدرسية برامج خاصة بخدمات الأطفال وتنمية مهارات المعلومات لديهم من خلال العديد من الأنشطة .
كـ- خدمة العلاج بالقراءة:
من الخدمات الهامة التي تقدمها المكتبات منذ قرن من الزمن تقريبا حيث يمكن شفاء بعض الأمراض النفسية والاجتماعية بل وبعض الأمراض العضوية عن طريق القراءة وفلسفة العلاج هنا تقوم على أساس أن من يرى مصائب الآخرين تهون عليه مصائبه ويقوم أمين المكتبة بتشخيص الحالة وهو عادة شخص مدرب ومثقف ثقافة عالية ولديه خبرة واسعة بالنفس البشرية وهمومها ووصف وصفة قراءة متدرجة كفيلة بتصغير المشكلة ووضعها في حجمها الطبيعي ومقارنتها بمشاكل الآخرين وتمارس هذه الخدمة في مكتبات المستشفيات ومكتبات المدارس وأحيانا مكتبات الكليات لقد نجحت هذه الخدمة في تخفيف كثير من آثار الأمراض النفسية والاجتماعية لدى الشباب والكبار خاصة بل وفي أحيان كثيرة في التخفيف من أثار الأمراض العضويةحتى في حالة الأعضاء المبتورة ولكن هذه الخدمة لم تأخذ سبيلها إلى المكتبة العربية حتى الآن بل إنها قد تثير بعض السخرية لدى أمناء المكتبات العرب .
الخدمة المرجعية :
أولاً : تعريف الخدمة المرجعية :
هي الإجابة على كافة الأسئلة و الاستفسارات المرجعية التي يتلقاها قسم المراجع من الرواد والباحثين . و يقصد بها كذلك توجيه المستفيدين للحصول على المعلومات بأسرع وقت وأقل جهد ووضع الحلول المناسبة لمشاكل الباحثين التي تواجههم في أي موضوع أو معلومة من الكتب أو الدوريات أو المواد الأخرى المتوفرة في المكتبة .
وبدأ هذا المفهوم في الظهور عام 1853، وهو يعني مساعدة المستفيد على إيجاد المعلومة التي يبحث عنها،  وقد تطور استخدام المفهوم سنة 1872 في المكتبات الأمريكية العامة ليحيل إلى أهم مقتنيات المكتبة. وحتى نهاية القرن التاسع عشر، ظلت كلمة مرجع تفيد:
- تطوير النقد المعلوماتي – الإجابة على استفسارات المستفيد – التدرب على استخدام المعاجم والموسوعات.
ثانياً : كيف تتم هذه الخدمة ؟ :
تؤدي المكتبة هذه الخدمة للمستفيدين من خلال الإجابة على أسئلتهم واستفساراتهم إما بالحضور الشخصي أو عن طريق الهاتف أو عبر البريد العاديأو الإلكتروني حيث أتاحت المكتبة بريدا إلكترونيا خاصا بهذه الخدمة، وكذلك التعريف بالمراجع وكيفية ترتيبها على الأرفف ومساعدة المستفيدين للوصول إلى المراجع المناسبة سواء الورقية منها أو الإلكترونية .وتتم هذه الخدمة كالتالي:
1.يسجّل المستفيد بياناته بسجل الخدمة المرجعية.
2.استقبال المستفيدين واصطحابهم في جولة على أقسام المكتبة.
3.إمكان الرد على استفسارات المستفيدين عن طريق التلفون أو الفاكس .
4.اكتساب الرواد المهارات الأساسية لتحقيق التعامل مع موارد المكتبة.
تعتبر هذه الخدمات من أهم الخدمات العامــــة أو المباشرة التي تقدمها المكتبات ومراكز المعلومات .
وتحتاج هذه الخدمات لكي تقدم بشكل فعال وشامل وبسرعة إلى عنصرين رئيسين هما
أً : مجموعة غنية من الأعمال المرجعية كالقواميس والموسوعات والأدلة والأعمال الببليوجرافية المختلفة وغيرها .
ب : أمين مراجع مؤهل أو متخصص ولديه الخبرة الكافية والرغبة في العمل في مجال خدمة المستفيدين وإرشادهم .
ثالثاً : مقومات الخدمة المرجعية:
تعتبر الخدمة المرجعية من وظائف أخصائي المراجع و تقوم أساسا على مجموعة الكتب المرجعية التي تتمثل في الأنواع التالية :
الـــمــراجـــع و الــــقـوامـيـس .
الموسوعات ) دوائر المعارف( .
مــعـــاجـــم الــتـراجم و الـــسير .
الـــمـــراجـــع الــجغـــرافـــيـــة .
الــــــكتــــب الإحصـــــــــــــائية .
الــــــبيبــليــــــوغــــرافيـات .
الكشــافــــــات
الــمــستــــخلــــصـــــات .
الأدلـــــــــــــــــــــة .
رابعاً : أنواع الخدمة المرجعية :
وتقسم الخدمات المرجعية إلى عدة أقسام نذكر منها :
الخدمات المرجعية المباشرة وتشمل :

أ- الإجابة على الأسئلة المرجعية .
ب- إرشاد الرواد وتوجيههم إلى أماكن المراجع .
ج- تعليم وتدريب المستفيدين على استخدام المراجع المختلفة .
د- تقديم المراجع المناسبة للباحث وإعداد قوائم ببليوجرافية له عند الضرورة .
هـ - تصوير بعض الصفحات من المراجع
الخدمات المرجعية غير المباشرة وتشمل :
أ-اختيار المراجع المناسبة وتوفيرها .
ب-ترتيب المراجع على الأرفف وإعادة المراجع إلى أماكنها الصحيحة .
ج- تبادل المراجع والخدمات المرجعية مع المكتبات ومراكز المعلومات الأخرى .
د- تقييم المراجع المتوفرة والخدمة المرجعية المقدمة .
هـ - خدمات أخرى مثل ضبط الإعارة الداخلية للمراجع والإشراف على قائمة المراجع وإعداد فهرس خاص للمراجع المتوفرة وإعداد الإحصاءات والتقارير اللازمة .
الخدمات المرجعية الهاتفية:
يستطيع الباحث الحصول على بعض المعلومات المرجعية البسيطة عن طريق الاتصال بقسم الخدمات المرجعية وطلب هذه المعلومات.
الخدمات المرجعية البريدية:
يمكن للباحثين في القطاعات التابعة للهيئة المنشئة للمركز والغير موجودين في نفس الهيئة الحصول على الخدمات المرجعية عن طريق بعث بريد عادي إلى قسم الخدمات المرجعية لطلب المعلومات التي يحتاجونها، ويتولى قسم الخدمات المرجعية بعث المعلومات إلي الباحثين عن طريق البريد أو عن أي طريق أخر يفضلونه.
الخدمات المرجعية عبر موقع المركز:
حيث يمكن للباحثين كذلك الحصول على الخدمات المرجعية مباشرة عن طريق موقع المركز على الإنترنت أو الشبكة المحلية.
أولاً : مستويات الخدمة المرجعية :
هناك ثلاث مستويات للخدمة المرجعية هي :
الخدمة المرجعيةالمتحفظة :
وفيها يقدم الحد الأدنى من المعلومات كالإشارة إلى مكان المرجع المطلوب .
الخدمة المرجعية المعتدلة أو المتوسطة:
وفيها يقدم المرجع المناسب وشرحاً عن كيفية استخدامه لإيجاد المعلومة المطلوبة.
الخدمةالمرجعية التامة أو القصوى :
وهذه الخدمة تصل إلى إعداد قائمة ببليوجرافية للباحث وتحضيرها
له وتصوير بعض الوثائق اللازمة وتقديمها له .
ثانياً : خطوات الإجابة عن الأسئلة المرجعية :
تعتبر الإجابة علي الأسئلة المرجعية أهم الخدمات المرجعية التي تقدمها المكتبات و مراكز المعلومات و يمكن أن تكون هذه الأسئلة بسيطة جدا أو معقدةجدا و تتلخص خطوات الإجابة علي الأسئلة المرجعية فيما يلي :
1- تلقي السؤال المرجعي بشكل مباشر أو غير مباشر .
2- تحليل السؤال المرجعي و فهمه جيدا من قبل المستفيد أو الباحث .
3- البحث عن الإجابة من خلال ما يتوفر لدي المكتبة من مراجع أو من خلال 4- خبرة أمين المراجع في المجال أو من أي مصدر آخر .
5- تقديم الإجابة للمستفسر أو الباحث بالطريقة المناسبة و يمكن أن تقدم الإجابة بالطرق التالية :
ا- باليد مباشرة
ب – عن طريق الهاتف
جـ - عن طريق الفاكس
د – عن طريق البريد العادي
هـ - عن طريق البريد الالكتروني
6- تقييم الإجابة لمعرفة مدي مناسبتها و إشباعها لحاجة الباحث .
7- تسجيل الإجابة والاحتفاظ بها للاستفادة منها مستقبلا عند تكرار السؤال .
ثالثاً : العوامل المساعدة في تقديم خدمة مرجعية فعالة :
يتطلب تقديم خدمة مرجعية فعالة عدة عوامل هي:
1- التعرف على الاحتياجات الحالية والمستقبلية للمستفيدين ورصد التغيرات التي يمكن أن تطرأ عليها والتنبؤ قدر الإمكان باحتياجاتهم المستقبلية من المعلومات .
2- اقتناء مجموعة متوازنة وكافية من كتب المراجع الأساسية وتنميتها عن طريق الاستبعاد والإحلال والإضافة للإبقاء على حداثة المعلومات ودقتها وشمولها .
3- الربط بين استخدام مجموعة كتب المكتبة والاستخدام الشامل لمجموعات المكتبة من المواد في مختلف الموضوعات .
4- التعرف على مصادر المعلومات المتوافرة بالمجتمع وتحديد مجالات الاستفادة منها في الرد على أسئلة واستفسارات المستفيدين .
رابعاً : الهدف من الخدمة المرجعية :
تهدف الخدمة المرجعية إلى مساعدة رواد المكتبة في إيجاد الأجوبة عن أسئلتهم، و التعرف على مصادر المعلومـات و مكان وجودها في المكتبة، وتطوير استراتيجيات البحث .
خامساً : أهمية المصادر المرجعية في تقديم الخدمة المرجعية :
للمصادر المرجعية أهميتها الخاصة في تقديم خدمات المعلومات ولا سيما الخدمات المرجعية منها نظرا لما يتضمنه هذا النوع من مصادر المعلومات من محتوى مهم ومميز موضوعيا وتنظيميا بما يتيح سرعة وسهولة الوصول للمعلومات فيها دون الحاجة لقراءتها كاملة وذلك من خلال ترتيبها بأفضل صورة تخدم الهدف من إعدادها والملاحظ أن معظم هذه المصادر المرجعية المطبوعة تكون مرتبة هجائيا وإن كان بعضها يرتب موضوعيا أو زمنيا ونجد منها المراجع العامة والمتخصصة في مجالات موضوعية معينة بينما المراجع المنشورة الكترونيا على أقراص لير وغيرها تتوافر لها أدوات بحث متفوقة يمكن من خلالها البحث في المصدر بكامله عن كلمة مفتاحية أو اسم موضوع أو غيره بسهولة وسرعة فائقة بالإضافة لما تضيفه تلك المصادرمن إضافات لا تتوافر في النسخة المطبوعة من المرجع نفسه كاللقطات الفيلمية والصور المتحركة والتسجيلات الصوتية والخرائط الصوتية والخرائط المتفاعلة التي يمكن البحث فيها بمجرد الإشارة والضغط عليها بمؤشر الحاسب الآلي على الشاشة وغيرها الكثير من الإضافات والأدوات القيمة التي ينفرد بها الشكل الالكتروني للمراجع المنشورة .
{ الخدمة المكتبية و المرجعية            http://alyaseer.net/vb/showthread.php?t=21937 }

{{{ الخدمة المرجعية }}}
- الخدمة المرجعية واحدة من أهم الخدمات التي تقدمها المكتبات ، وهى من الأهمية بمكان بحيث يُعتبر قسم المراجع وهو المنوط بتقديم هذه النوعية النوعية المُتميزة من الخدمات المكتبيــــــة ، و يقصد بها كذلك توجيه المستفيدين للحصول على المعلومات بأسرع وقت وأقل جهد ووضع الحلول المناسبة لمشاكل الباحثين التي تواجههم في أي موضوع أو معلومة من الكتب أو الدوريات أو المواد الأخرى المتوفرة في المكتبة ، وهذه الخدمات وتحتاج هذه الخدمات لكي تقدم بشكل فعال وشامل وبسرعة إلى عنصرين رئيسين هما
أً : مجموعة غنية من الأعمال المرجعية كالقواميس والموسوعات والأدلة والأعمال الببليوجرافية المختلفة وغيرها
ب : أمين مراجع مؤهل أو متخصص ولديه الخبرة الكافية والرغبة في العمل في مجال خدمة المستفيدين وإرشادهم وهى بالتالى جزء من الخدمات المكتبية
وقد تطورت هذه الخدمة عبر العصور من حيث المسمى والمحتوى وإجراءات تقديمها، فأصبحت تعرف بأسم "خدمة الرد على الاستفسارات". ومع ظهور الإنترنت وتطويعها لتقديم خدمات المعلومات، تطورت الخدمة المرجعية بشكل ملحوظ منذ سنوات، وأخذت الخدمة أشكالاً جديدة تتماشى مع التطبيقات التكنولوجية الحديثة، حيث ظهرت تحت مسمى أسأل أخصائي المكتبات، والخدمة المرجعية الرقمية أو التخيلية.
- إن مفهوم التعاون بين المكتبات قد أخذ في الإنتشار في جميع أنحاء العالم، ولم تكن الخدمة المرجعية بعيدة عن هذا الإنتشار حتى أصبحت الخدمة المرجعية تقدم بشكل تعاوني.
** فالنظم التعاونية للخدمة المرجعية الرقمية Collaborative Systems for Digital Reference ، يمكن القول بأنها : هى نظم تعمل في بيئة الإنترنت، وتهدف إلى إدارة الخدمة المرجعية الرقمية بين مجموعة من المؤسسات التي تتعاون فيما بينها في الإجابة على الاستفسارات وحفظها في قاعدة معرفة كي تستفيد منها كافة المؤسسات المشتركة في النظام، وتقدم تلك النظم أشكال مختلفة للخدمة المرجعية الرقمية أشهرها البريد الإلكتروني، والمحادثة الفورية، وقاعدة المعرفة، والرسائل النصية القصيرة.
الاستشهاد المرجعى
نظم إدارة الخدمة المرجعية الرقمية في المكتبات/ د.محمود عبد الستار خليفة ._ " مقتبسات "
Available in.-
http://www.journal.cybrarians.org/index.php…
(2) بحث في الخدمة المرجعية /إعداد سليم عادل ابراهيم محمود سليم ._بإشراف د. أشرف عبد اللطيف ._القاهرة :جامعة الأزهر .
Available in.-
http://kenanaonline.com/users/selimadel/posts/284294