الأرشيف الألكترونى

مقــدمـة
لم تعد المكتبات و مراكز المعلومات قاعات ورفوفا ترتب عليها الكتب و الوثائق، بل أصبحت فضاء واسعا لا تحده الجدران. ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من الورق تسمى الفهارس، بل مداخل البحث الآلي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة أبجديا. ولم يعد القائم على المكتبة و الوثائقي مجرد مكتبي ينظم الكتب و الوثائق على الرفوف، ويقدمها للباحث أو القارئ حين يطلبها بل، هو وثائقي متعدد الاختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي أن يكون ملما بمبادئ كل المواد الدراسية، مطلعا على برامجها الرسمية، عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعلّمها وتعليمها .

هذا التطور في عالم المكتبات بفضل الثورة التي أحدثتها التكنولوجيا الرقمية في مجال المعلومات فألغت الجدران والأسقف واختصرت المسافات وحولت العالم بقاراته الشاسعة إلى قرية صغيرة يمكن للإنسان أن يصل إلى أطرافها في ثواني معدودات.

ونتيجة لهذه الثورة، فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغييرا جذريا، وظهر ما يسمى بـ "التسيير الالكتروني للوثائق" المعروفة باللغة الأجنبية بـ "Gestion Electronique des Documents "

و الهدف من هذا البحث هو التعرف على هذه التقنية. وقد تناولت خطته الأول: الإطار المنهجي، و عالج الثاني :ماهية التسيير الالكتروني للوثائق،أما الثالث: سلسلة و أصناف و سلسلة التسيير الالكتروني و مراحل انجازه. و أخيرا الرابع: اثر التسيير الالكتروني

للوثائق على المؤسسات.
-1-مشكلـة البحـث:
ساهم التزايد الكمي المذهل اليوم في الوثائق و انفجار المعلومات في تفكير المختصين و المبرمجين أكثر في كيفية التسيير و معالجة هذه الأرصدة المتراكمة. حيث لم يعد التسيير اليدوي المحدود اليوم قادرا على أداء مهامه على الوجه المطلوب، ولا سرعة التحولات تسمح له بذلك أيضا فكان التسيير الآلي أولا،ثم جاء التسيير الالكتروني كأحدث محطة يتوصل إليها العقل البشري اليوم في ميدان التكنولوجيا الحديثة للمعلومات و التوثيق العصري الحديث.
و لكن رغم ما ذكر عن أهمية التسيير الالكتروني في المؤسسات، إلا أن البعض منها لا يستخدم هذه التقنية لحد الآن في تنظيم و ترتيب و حفظ الوثائق المتعلقة بها. و الاكتفاء بالطرق التقليدية، فانه يصبح من المفيد دراسة مثل هذه التكنولوجيا و معرفة فوائدها و كيفية التعامل معها.ومن هنا جيء بهذا التساؤل:
ماهو التسيير الالكتروني للوثائق و المعلومات؟ و مامدى تطبيقه في المؤسسات؟

1-2-تسـاؤلات البحـث:
وهي عبارة عن مجموعة من الأسئلة يسعى الباحث للإجابة عنها من خلال المراجع والكتب وكذلك مواقع الانترنت، وتكون التساؤلات متعلقة بموضوع أو مشكلة الدراسة، ومسايرة لفرضيات البحث وفصوله ومن خلال السؤال الرئيسي الذي قمنا بطرحه وضعنا التساؤلات الفرعية التالية:

1-ماهي أهداف التسيير الالكتروني؟
2-مالتجهيزات التي يقوم عليها التسيير الالكتروني في المؤسسات؟
3-مالمعوقات التي تحد من تطبيق التسيير الالكتروني في المؤسسات؟
1-3-فرضيـات البحـث
تعد الفرضية أكثر أدوات البحث العلمي فعالية،و بكلمة وجيزة يمكن أن تعرف الفرضية بأنها تفسيرات مقترحة للعلاقة بين متغيرين احدهما المتغير المستقل و هو السبب و الأخر المتغير التابع و هو النتيجة.وكانت فرضيات هذا البحث كما يلي:

1-يهدف التسيير الالكتروني إلى:

تعزيز مستوى الأمان و الحماية على المعلومات
*ضبط صلاحيات الوصول إلى الوثائق و المستندات للموظفين
*توفير آلية للتوثيق و قيد العمليات التي تجري على الوثائق اليا .
2-يقوم على التسيير الالكتروني مجموعة من التجهيزات و البرمجيات هي:
*الماسح الضوئي
*الكاميرا الرقمية
*برمجية التعرف الضوئي على الحروف
3-تحد من تطبيق التسيير الالكتروني مجموعة من المشاكل و العراقيل هي:
*ثمن وضع التسيير الالكتروني باهض إذا كان كم الوثائق مؤرشفة ضخم.
*من المعلومات.
*هشاشة وسائط التخزين.

1-4-أهمية البحث:
ليس هناك من مشكك في أهمية دراسة التسيير الالكتروني، ولا تقل أهمية دراسة هذا الجانب عن الجوانب التقنية الأخرى. لما لها من أهمية قصوى في ترتيب و حفظ الوثائق و استرجاعها، كذلك سرعة الانجاز في العمل.
و تبرز أهمية دراسة هذا الموضوع، باعتبار انه مفهوم حديث خاصة في العالم العربي. و الذي يعتبر مبحثا جديدا على المستويين الأكاديمي و التطبيقي، و أيضا إلقاء الضوء على احد التوجهات الحديثة في مجال تقنيات المعلومات. و هو "التسيير الالكتروني" و التحديات المتعلقة به.

1-5-أهـداف البحـث:
إن تبني أي موضوع للدراسة يعني وجود عدة أهداف ستسعى دراسته لتحقيقها ومن بين هذه الأهداف نذكر:

*التعرف على التسيير الالكتروني وأهميته.
*معرفة الوسائل و الأساليب الرئيسية المساعدة و المستخدمة و القائم عليها التسيير الالكتروني في المؤسسات.
*معرفة نظم التسيير الالكتروني السائدة في المؤسسات.
*مدى تطبيق التسيير الالكتروني في المؤسسات الجزائرية.
*الكشف عن المعوقات الحقيقية التي تتعلق بالتسيير الالكتروني و التي تحد من تطبيقها في المؤسسات.

1-6-ضبط مفاهيم و مصطلحات:
ورد في عنوان البحث الحالي و في ثناياه بعض المصطلحات الفنية و العلمية التي يكثر تداولها بين أهل الاختصاص ومن المستحسن توضيحها بغرض خدمة القارئ الذي قد لا يكون بالضرورة من المنتمين إلى تخصص علم المكتبات و المعلومات ومن أهم تلك المصطلحات ما يأتي:

*التسيير: هو مجموعة من الخطوات و الإجراءات التي تحقق الأهداف المرجوة.
*التسيير الالكتروني:هو مجموعة من الأدوات و التقنيات التي بواسطتها يمكن ترتيب و حفظ الوثائق و استرجاعها من خلال جملة من تطبيقات الإعلام الآلي. [1]
*الوثيقة: جمع وثائق في اللغة وهو ما يعتمد به، مؤنث الوثيق. (الإحكام في الأمر). نعني بكلمة وثائق جميع وسائل نقل المعرفة بأشكالها المختلفة.
مثل: الكتب الدوريات الاسطوانات اللوحات الأشرطة.....
الوثائق هي عبارة عن أوعية للمعلومات المكتوبة و هي المستند الرسمي للأعمال التي أنجزت في الماضي و التي تنجز حاليا و كذلك مشروعات المستقبل. [2]
*الوثيقة الالكترونية:مجموع معطيات منظمة في جذاذات fichiers معلوماتية غير ملموسة يمكن معالجتها بواسطة الحاسوب. [3]
ومن المعلوم أن المكتوب الالكتروني المسجل على الحاسوب نظير للمكتوب على الورق، بيد أن الوثيقة الالكترونية تمكن من فصل خصائص الوثيقة الكلاسيكية، أي تنظيمها(المعطيات الخارجيةMeta-donnés) مضمونها (المعلومات ) وبناؤها، وذلك يمكن من الاستغلال المنفرد لكل خاصية .
*المعلومات: يقدم المنجد التعريف التالي للفظ معلومات:
(كل ما يعرفه الإنسان عن قضية،عن حادث)
-كما يقدم لاروس المعجم العربي الحديث التعريف التالي
(الأخبار و التحقيقات أو كل ما يؤدي إلى كشف الحقائق و إيضاح الأمور). [4]
-المعلومات تعني الحقائق و البيانات التي تغير من الحالة المعرفية للشخص في موضوع معين. [5]
*الأرشيف:يقول جنكسون انه: عبارة عن وثائق تكون جزءا من المعاملات الرسمية،و التي تحفظ الرجوع إليها بطريقة رسمية عند الحاجة لذلك. [6]
-الهيئة التي تتولى مهمة حفظ الوثائق و السجلات و القيود و المدونات بصورة منظمة.
-آما تعريف أكسفورد الانجليزي بان كلمة أرشيف تعني: المكان الذي تحفظ فيه الوثائق العامة و المستندات التاريخية. [7]
*الأرشفة:عملية إعادة استلام الوثائق ووضعها في مكانها الأصلي وذلك بعد عودتها من الإعارة أو الاطلاع. [8]
*الأرشفة الالكترونية: ظهرت هذه التسمية في بداية الثمانينات وكان الهدف منها هو حفظ الوثائق غير النشطة ذات القيمة القانونية أو القيمة الإدارية طويلة المدى بهدف حمايتها من الإتلاف. [9]

2-ماهية التسيير الالكتروني للوثائق
2-1-تعريف التسيير الالكتروني للوثائق:
*طريقة آلية للتسيير و الترتيب و التخزين و الأرشفة و البحث في مجال الوثائق. [10]

*يغطي مجموع التقنيات التي تسمح بتسيير تدفق الوثائق بالمؤسسة هذه التقنيات لها مهام اقتناء أو رقمنه الوثائق و تحويلها إلى شكل لا مادي dematerialisation لأغراض تنظيم و تسيير و تكشيف و تخزين و البحث من اجل الاسترجاع و مطالعة و معالجة و بث الملفات الرقمية أيا كانت طبيعتها. [11]
*مجموع التقنيات التي تسمح و تتيح الوصول بكل سرعة و بأقل تكلفة ممكنة للمعلومات و الوثائق التي تسيرها المؤسسة أو تلك التي ترد إليها سواء كانت مؤسسة أو إدارة فالتسيير الالكتروني للوثائق مطلوب و لابد منه حيثما وجدت تضخم في الوثائق مثل: الوثائق التقنية، ملفات التامين... [12]
*نظام آلي informatise لتسيير الوثائق و تصنيفها و البحث عنها.مثل: تحويل الوثائق الورقية إلى رقمية أو تسيير حياة الوثائق و تدفقها. [13]
و نستنتج من هذه التعريفات أن التسيير الالكتروني للوثائق هو:
الحلول و الإجابة على مختلف إشكاليات و صعوبات التسيير ،التخزين،البحث،الاطلاع،المعالجة و دوران الملفات أو الوثائق مجتمعة أو متفرقة.

2-2-لمحـة تاريخيــة:
بدأت تقنية الأرشفة الالكترونية لغاية حفظ الأرشيف الوسيط و النهائي في المؤسسات العسكرية و تحولت التسمية من الأرشفة الالكترونية إلى التسيير الالكتروني للوثائق منذ منتصف الثمانينات من القرن العشرين و كانت الغاية منها هي المعالجة الالكترونية للأرشيف الجاري و الوسيط و النهائي و اعتمدت التقنية على نظام مستخدم و عميل عبر نظام استغلال اينيكس ( (UNIXو نظام تسيير لقاعدة بيانات ترابطية أو علائقية باستخدام برمجية أوراكل(ORACLE) و شبكة محلية.

ظهر مصطلح GED في أواسط الثمانينات للدلالة على مفهوم الأرشفة الالكترونية، وفي سنة 1994 اجمع مختصين فرنسيين في اجتماع لهم بمنظمة ََAPROGED على استخدام المختصر GEIDE للدلالة على مفهوم التسيير الالكتروني للمعلومات و الوثائق، الموجودة لتفادي مفهوم GED الذي انحصر فقط على مجال الوثائق. ومنه توسيع المفهوم ليشتمل جميع أنواع المعلومات بما فيها البيانات ذات المصدر الالكتروني، وفي كلتا الحالتين فان كل من المصطلحين GED وGEIDE يشيران في واقع الأمر إلى نفس التقنيات و نفس الحلول. [14]

2-3-مكونات التسيير الالكتروني للوثائق:
يتكون نظام التصرف الإلكتروني في الوثائق والمعلومات من أدوات ونظم هي:

*أدوات إدخال البيانات التقليدية +الماسح أو القارئ الآلي.
*أدوات الخزن(القرص الصلب )+أقراص ضوئية رقمية.
*أدوات الطباعة.
*أدوات البث.
*نظام إدارة قواعد البيانات+نظم إدارة قواعد الصور+برنامج التعرف الضوئي على الحروف(OCR). [15]
2-4-أهداف التسيير الالكتروني للوثائق
إن الأهداف الرئيسية للتسيير الالكتروني للوثائق يمكن حصرها في :

1- اقتناء الوثائق:
ويكون على عدة أشكال :
*إدماج الوثائق الورقية الموجودة:أي تحويلها إلى وثائق رقمية عن طريق Scanner وبعد التحويل يمكن فرزها باستخدام تكنولوجيا خاصة تدعى RAD ، حيث تستخلص معلومات من الصور الرقمية باستخدام تكنولوجيا أخرى تدعى LAD ، التي تستخدم تقنية التعرف على الرموز السرية Codes barrés ، وعلى حروف الكتابة اللغوية.

*إدماج الوثائق الإلكترونية الموجودة : وهي الجذاذات Fishers المكتبية، ونشائب PDF ... ، والوثائق الناتجة عن أنظمة النشر (COLD) .

إنتاج الوثائق الالكترونية : ويمكن أن تكون نتيجة إجراء أو عدة إجراءات يقوم بها مختلف الأعوان بفضل برمجية (Logical) إعلام آلي جماعي. (Group woren ou collevticiel) كما يمكن أيضا الحصول على الوثيقة عن طريق برمجية إعلام آلي قراريLogiciel d’information décisionnelle بواسطة نموذج موجود في الأداة نفسها.

*تبادل الوثائق الالكترونية:ويجري هذا التبادل عندما ترغب هيئتان مشتركتان اقتسام وثائق الكترونية، ويتم ذلك بربط أنظمتها الإعلامية المسماة EDI. (Echange de données Informatiser.واستخدام مقياس موحد للمعلومات المعيرة. [16]

2- فهرسة الوثائق:

هي وصف الوثيقة ومضمونها قصد تسهيل استغلالها. وينبغي هنا أن نميز نوعين من الفهرسة :

*الفهرسة التصنيفية التي تقدم وصفا شكليا للوثيقة لتسهيل عملية التصنيف والترفيف (النمط، المؤلف، العنوان، المورد، التاريخ...الخ)، والتي تمكن مختلف أدوات البحث من استغلال هذه المعطيات.

*الفهرسة حسب المفهوم التي تهتم بمضمون الوثيقة لتسيير عمليات البحث، ويتعلق الأمر هنا بإحصاء العبرات المتردد استعمالها (أي فهرسة إحصائية) أو اختيار العبارات الدالة المرتبطة بالوثيقة (ويسمى أيضا بالكلمات المفتاحية) وجعلها في قائمة تدعى (Thesaurus).

3-تخزين الوثائق:

إنها مرحلة هامة، لأنها ركيزة لعمليات البحث والاستغلال وتداول المعلومات لذا من غير المعقول استخدام نظام تسيير دون التفكير في نظام التخزين. ولأداء هذه المهمة، لا بد من التفكير في الإشكاليات الآتية :

*تكييف وسائط التخزين حسب حجم الوثائق المراد تخزينها، حتى نتمكن من توفير وقت معقول للدخول، حسب وتيرة الطلب وأهمية الوثيقة؛

*تنظيم التخزين تنظيما هرميا حسب مضمون الوثائق (نص، فيديو، صورة...) ومصادرها، ونمطها والحال التي توجد عليها

*إدراج مدة الحفظ في الحسبان للتمكن من التصفية الدورية للنظام قصد تسهيل عملية التخزين وتغذية المحفوظات (الأرشيف).

4-البحــث:
وهو أنواع عديدة:
*البحث المعياري: ويكون باستخدام التأليف بين الكلمات المفتاحية التي أعدت في مرحلة الفهرسة
*البحث في المضمون: وهو بحث عن عبارات يتضمنها نص الوثيقة. [17]
وبصفة عامة، يمكن القول أن الفهرسة ونظام التخزين يؤثران على نجاح عمليات البحث، فكلما كانت الفهرسة أفضل، كان البحث أسهل وأنجح.
5-الاستعــادة:
تشكل الاستعادة إحدى أهم الغايات، لأن أي وسيلة للتسيير الالكتروني للوثائق إن لم توفر مجموعة واسعة من طرائق الاستعادة، فإنها غير مجدية، وهذا ما يجعل الوسيلة مهمة بالنسبة للجانب التعاوني، إذ ينبغي أن يكون في إمكان مختلف المتعاملين تبادل المعلومات، واستعادة أي وثيقة وعرضها على الشاشة، أو طبعها وإرسالها عن طريق البريد الالكتروني، أو إدراجها في جهاز Work Flow (العمل المتدفق) لتصبح من معطيات الدخول، واستقبال وثائق أخرى؛ بالاظافة على توفير إمكانية تحسين الوثيقة وإثرائها قصد نشرها على موقع الويب .
وعليه تكمن أهداف التسيير الالكتروني في:
*تشاطر المعلومات من طرف عدة مستفيدين أو مستعملين.
*الإتاحة عن بعد و المطالعات المتزامنة في نفس الوقت.
*تسمح أيضا الاقتصاد في الورق. [18]
*الحد من إهدار الوقت و الجهد في عمليات البحث عن الوثائق و تنظيمها.
*الحد من فقدان الملفات و تشتتها.
*الربط بين العاملين و تحقيق التكامل الوظيفي بين مختلف القطاعات و الأقسام و الأعمال.
*توفير أدوات اتصال آلية و متقدمة.
*توفير آلية تصنيف و تبويب تسلسلي بسيط و مرن للملفات و الوثائق.
*توفير أداة بحث متقدمة في الوثائق و المستندات تعطي نتائج دقيقة و سريعة.
*سرعة الوصول إلى البيانات و المعلومات. [19]

2-5-وظائف التسيير الالكتروني للوثائق:
لنظام التسيير الإلكتروني للوثائق والمعلومات عدة وظائف منها:

*عقلنه طرق التصرف في المعلومات والوثائق وعملية الإطلاع عليها.
*التصرف المطلق في مختلف الوثائق المنشأة من قبل
المؤسسة أو المرسلة إليها.
*محرك لتكشيف المعلومات والوثائق يمكن من جعل عملية البحث أكثر سرعة.
*السيطرة على كل البيانات بالمؤسسة وذلك بالربط بين القاعدة الإلكترونية وقواعد البيانات المرجعية أو البرامج المدمجة
*مراقبة وحماية المعلومات الحساسة بالمؤسسة. [20]

3-سلسلة و اصناف التسيير الالكتروني و مراحل انجازه

3-1-الهيكلة العامة للتسيير الالكتروني للوثائق:
لا يمكن الحديث عن نظام التسيير الالكتروني للوثائق دون التعرض إلى هيكلة النظام العامة. التي يجب أن تتوفر و التي ينشا فيها النظام، و هذه الهيكلة تتمثل في العناصر التالية:

*شبكة إعلام ألي و أدوات اتصال، و تحويل الملفات و المراسلات المحلية، و هناك شبكات خارجية لها العديد من التطبيقات. مثل: المراسلات العمومية، و الولوج إلى قواعد المعلومات الخارجية و غيرها.

*تشكيلات من التجهيزات و البرمجيات المسماة بالموزعات، ويتمثل هدفها في تقديم خدمات للمستفيدين، كخدمات الطباعة، و حفظ المعلومات و معالجة النصوص.و تطبيقات الإعلام الآلي و قواعد المعطيات.

*مناصب عمل عامة أو متخصصة مجهزة بمختلف الأدوات التي تمكن الموظف أو المستفيد من محاورة النظام. [21]

3-2-أصناف التسيير الالكتروني للوثائق:

يمكن توزيع تطبيقات التسيير الالكتروني للوثائق على خمسة أصناف كبرى هي:

*التسيير الالكتروني الإداري للوثائق: إن التسيير الالكتروني للوثائق بشكل عام هو جزء من التطبيقات الإجمالية للتسيير،و هو يمكن المستفيد من الوصول السريع إلى صور عن الوثائق التي يريدها من دون أن يتنقل، أو تتجمع الملفات على مكتبه بشكل يجعل من الصعوبة استرجاع ما يحتاجه من وثائق في الوقت المناسب.

يلعب التسيير الالكتروني للوثائق دور مهم في مختلف القطاعات الموزعة على نطاق واسع،مما يستوجب دعم النظام بوسائل و أدوات اتصال متطورة بحيث تستطيع مختلف الوحدات إن تتبادل المعلومات والوثائق فيما بينها عبر الشبكة،أو طلب التزويد بمعلومات معينة،أو اخذ الرأي عن مضمون وثائق معينة،أو التصديق على وثيقة معينة عن طريق التوقيع الالكتروني.

*التسيير الالكتروني للوثائق المكتبية:يتجسد التسيير الالكتروني للوثائق والمعلومات في إطار الإعمال الإدارية التقليدية التي يسيطر عليها أسلوب الاتصال في إطار العمل الجماعي، يستخدم التسيير الالكتروني للوثائق الإداري برمجيات تقليدية معروفة مثل M. Wordو Excel...التي تستخدم في تحرير النصوص و كتابة الوثائق المختلفة،كما إن هذا النظام يعطي فرصة تبادل الوثائق و المعلومات من خلال المراسلات الالكترونية.

*التسيير الالكتروني للوثائق الأرشيفية:يعرف بالأرشفة الالكترونية،يقوم بالتخزين والتكشيف التلقائي،حيث تخضع جميع الوثائق المطبوعة وغير الالمطبوعة إلى تطبيقات معينة باستخدام أدوات الإعلام الآلي من تجهيزات و برمجيات،ويتم حفظ نسخ الكترونية للمواد الأرشيفية،مما يمكن من تخزينها في موزعات النظام،أو وسائط الكترونية. [22]

*التسيير الالكتروني للأرصدة الوثائقية:يتوقف عمل التسيير الالكتروني للوثائق والمعلومات في البحث الوثائقي على نطاق أوسع بالمكتبات ومراكز المعلومات ودور الأرشيف.يقدم النظام إمكانيات للوصول إلى محتويات الوثائق(النصوص، الأشكال، الصور...)يتميز هذا النوع من أنظمة التسيير الالكتروني للوثائق والمعلومات باعتماد طرائق للتكشيف والبحث التي تتطلب وجود مكانز،وهذا يستدعي تبني استراتجيات دقيقة في التكشيف والبحث تبعا لنوعية الوثائق.

*التسيير الالكتروني التقني للوثائق والمعلومات:يسمى في بعض الحالات بالتسيير الالكتروني المهني للوثائق والمعلومات،ويتعلق بجميع التطبيقات الخاصة بتسيير الوثائق الالكترونية لمهنة معينة.يطيف هذا النوع من الأنظمة في المخابر الكبرى،ومكاتب الدراسات التحكم في الوثائق الخاصة بها،وإمكانية تبادل المعلومات والوثائق بين فروعها المختلفة.

كما يمكن تقسيم أصناف نظم التسيير الالكتروني للوثائق بحسب الأهداف:

*GED للحفظ:يتطلب رقمنه من المستوى 1(haute résolution)( 600dpi et plus)معالجة وصفية سطحية، وسائط للحفظ على المدى البعيد.

*GED للإتاحة المحلية:يتطلب رقمنه من المستوى 2 (moyenne résolution) (-300 dpi 600 )برنامج معالة النصوص((OCR

مستوى عالي من التكشيف و خوادم خاصة للقراءة.

*GED للبث عبر الوب:يتطلب رقمنه من المستوى3(faible résolution) )(75-72 dpi) مستوى أدنى من التكشيف و خادم وب.

http://kenanaonline.com/users/latreche-hakim/posts/796736